Mehr Effizienz und Nachhaltigkeit im Rechnungsprozess Pflichtumstellung auf E-Rechnungen Mit dem Wachstumschancengesetz will der Gesetzgeber die Digitalisierung der Wirtschaft vorantreiben. Eine der Maßnahmen ist die E-Rechnungspflicht. Seit dem 1. Januar 2025 ist der Empfang elektronischer Rechnungen im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen in Deutschland vorgeschrieben. Diese müssen sicherstellen, dass sie E-Rechnungen empfan- gen und verarbeiten können. Ziel der Änderung ist es, den Rechnungsprozess effizienter und umweltfreundlicher zu gestalten. Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt und übermittelt wird. Wichtig ist dabei zu beachten, dass eine reine PDF-Datei, wie sie ein Teil der Kunden heute bereits erhält, diese Anforderungen nicht erfüllt. Denn ein PDF enthält nicht die notwendigen strukturierten Daten für eine automatisierte Verarbeitung. Mainova stellt den Rechnungsempfang für Geschäfts- kundinnen und -kunden im Jahr 2025 deshalb sukzessive auf E-Rechnungen um. Damit wird eine effiziente Abwick- lung ermöglicht, die den aktuellen gesetzlichen Standards entspricht. Die Zustimmung des Empfängers zur Über- mittlung elektronischer Rechnungen ist dabei nicht mehr erforderlich. Die E-Rechnung vereinfacht insbesondere im Rechnungs- wesen die Prozesse. So ist eine schnellere und kosten- günstigere Bearbeitung möglich, da elektronische Rech- nungen sofort nach dem Erhalt weiterverarbeitet werden können. Die Fehlerquote sinkt durch die automatische Ver- arbeitung, die Eingabefehler minimiert. Zudem werden mit den digitalen Rechnungen Umweltressourcen geschont. Zwei Rechnungsformate zur Auswahl Empfänger erhalten die digitale Mainova-Energierechnung kostenfrei im ZUGFeRD-Format oder als XRechnung – zwei elektronische Rechnungsformate, die beide den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. ZUGFeRD ist ein Hybrid- format, das die gewohnte visuelle PDF-Darstellung mit einem maschinell auslesbaren XML-Rechnungsanhang kombiniert. Die XRechnung ist ein reines XML-basiertes Format. Wer nach der vorherigen Ankündigung umgestellt wird, erhält automatisch ZUGFeRD. Für eine gewünschte Umstellung auf XRechnung genügt eine kurze Mitteilung an Mainova. „Das System funktioniert zuverlässig – für viele Kunden, die die Mainova-E-Rechnungen schon nutzen, ist das eine echte Erleichterung“, so Carl Geißler, Prozessmanager bei den Mainova ServiceDiensten. „Die Empfänger haben einen viel besseren Überblick über die Rechnungsstellung, weil sie die Rechnungen direkt erhalten und bei sich zuord- nen können. Auch verschiedene Zahlungsströme lassen sich einfacher nachvollziehen und einordnen, indem die digitalen Rechnungen direkt in das eigene Buchhaltungs- system integriert werden.“ Mainova versendet E-Rechnungen bereits seit einigen Jahren. „Begonnen haben wir mit großen Wohnungsbau- unternehmen, die proaktiv auf uns zugekommen sind“, erklärt Geißler. „Wir waren schon 2019 verpflichtet, Rech- nungen an den Bund als XRechnung zu stellen. So konnten wir viele Erfahrungen sammeln und ‚Kinderkrankheiten‘ ausräumen. Heute laufen die Prozesse sehr stabil, wir haben inzwischen schon Hunderttausende E-Rechnungen verschickt.“ Empfangsadresse mitteilen Um uns bei der Umstellung zu unterstützen, können Unternehmen aber auch jetzt schon aktiv werden und uns eine E-Mail-Adresse für den Empfang ihrer E-Rechnung sowie den Formatwunsch auf unserer Webseite mainova.de/e-rechnung mitteilen. Anmeldung und weitere Informationen unter www.mainova.de/e-rechnung E-Mail: e-rechnungen@mainova.de 7